Es ist spät am Abend an meinem Küchentisch in Bonn. Zwischen den üblichen Kaffeeflecken und meinen systematischen Brush-Lettering-Übungen liegt ein grauer Projektplan für die Agentur. Als Grafikerin habe ich die Ästhetik meist im Griff, aber bei komplexen Prozessen und endlosen Abstimmungsschleifen stieß ich an meine Grenzen. Ende Januar saß ich vor einer Timeline, die so unübersichtlich war, dass ich beschloss: Das muss visuell besser gehen. Mein Ziel war es nicht, Kunstwerke zu schaffen, sondern Struktur in das Chaos zu bringen.
Vom Schönschreiben zum Strukturieren
Der Übergang vom klassischen Lettering zu Sketchnotes für das Projektmanagement war für mich eine bewusste Entscheidung gegen den Perfektionismus. Während ich beim Brush Lettering oft Minuten an einer einzigen Kurve feile, geht es bei visuellen Notizen im Business-Kontext um Geschwindigkeit und Informationsdichte. Ich habe mich systematisch durch einen Kurs gearbeitet, der explizit auf Projektmanager zugeschnitten ist. Die erste Lektion war ernüchternd: Reduktion auf das Wesentliche. Man nutzt keine verschnörkelten Alphabete, sondern das sogenannte visuelle Alphabet.
Dieses Alphabet besteht nach der Methodik von Mike Rohde aus lediglich 5 Grundformen: Punkt, Linie, Kreis, Dreieck und Quadrat. Wer diese Formen beherrscht, kann theoretisch alles zeichnen. In den ersten Wochen habe ich gelernt, wie man aus einem Quadrat und zwei Kreisen einen Lieferwagen für die Logistikplanung macht oder aus einem Dreieck und einer Linie ein Warnsignal für Projekt-Risiken. Es geht darum, Begriffe in Sekunden zu abstrahieren, damit sie während eines Telefonats oder Meetings schnell auf das Papier fließen können.
Die Lernphase und der Kampf gegen den inneren Grafiker
Nach etwa vier Wochen täglichem Üben stellte sich eine Routine ein. Mein Fokus verschob sich von der reinen Ästhetik hin zur Funktionalität. Ich nutzte Standard-Fineliner mit einer Strichstärke von 0.5 mm, was eine gängige technische Spezifikation für dokumentenechte Stifte ist. Auf dem glatten 120g/m² Papier meines Notizblocks genoss ich das vertraute Quietschen eines frischen Keilspitzen-Markers und den leichten Geruch von permanentem Pigment in der Luft. Doch die Geschwindigkeit forderte ihren Tribut.
Anfangs versuchte ich, jedes Icon perfekt zu schattieren. Ein Fehler, wie ich schnell merkte. In einem echten Meeting bleibt keine Zeit für Schattenkanten. Der Kurs lehrte mich, dass die Dual Coding Theory die wissenschaftliche Basis bildet: Informationen werden besser behalten, wenn sie sowohl verbal als auch bildlich verarbeitet werden. Das bedeutet aber auch, dass das Bild nur die Krücke für den Gedanken ist, nicht das Ziel selbst. Wenn ich versuchte, zu schön zu zeichnen, verlor ich den Faden des Gesprächs. Mitte April hatte ich endlich den Punkt erreicht, an dem ich nicht mehr über die Form des Icons nachdenken musste.
Der Praxistest im Agenturalltag
Der entscheidende Moment kam bei einer echten Teamsitzung im März. Es ging um eine komplexe User-Journey für einen Kunden aus der Logistikbranche. Anstatt wie sonst nur passiv mitzuschreiben, visualisierte ich die Timeline live auf einem Block im DIN A4 Format, also exakt 210 x 297 mm. Ich zeichnete Prozessschritte, Abhängigkeiten und potenzielle Blocker. Die Reaktion der Kollegen war überraschend: Plötzlich zeigten alle auf meine Zeichnung, anstatt in ihre eigenen Laptops zu starren.
Ein interessanter Aspekt dabei ist mein contrarian approach: Ich glaube, man sollte aufhören, in Meetings alles mitschreiben zu wollen. Visuelle Notizen für Projektmanager sollten primär den Denkprozess im Team während des Termins fördern und nicht nur als hübsches Archiv für später dienen. Wenn die Zeichnung dazu führt, dass ein Missverständnis sofort erkannt wird, hat sie ihren Zweck erfüllt. Dabei bemerkte ich nach einer Stunde schnellem Zeichnen von über 30 verschiedenen Icons für die User-Journey ein leichtes Ziehen im Handgelenk. Die Anspannung, gleichzeitig zuzuhören und zu abstrahieren, ist physisch fordernd.
Material und Effizienz am Küchentisch
In meiner wöchentlichen Praxis habe ich festgestellt, dass nicht jeder Stift für diesen schnellen Stil geeignet ist. Viele weiche Brush Pens, die ich sonst liebe, nutzen sich bei der Geschwindigkeit der Sketchnotes zu schnell ab oder sind zu unpräzise für kleine Prozess-Icons. Ich bin dazu übergegangen, fast ausschließlich mit festen Finelinern und grauen Markern für schnelle Akzente zu arbeiten. In meinem Vergleich von Handlettering Kursen mit Video oder PDF habe ich bereits festgestellt, dass das Medium einen großen Einfluss auf den Lernerfolg hat; für Sketchnotes waren die Video-Module besonders hilfreich, um die Handbewegung beim schnellen Abstrahieren zu sehen.
Wer überlegt, mit einem solchen Kurs zu starten, sollte sich nicht von der Materialschlacht blenden lassen. Oft reicht das, was man ohnehin im Büro findet. Wer jedoch tiefer einsteigen möchte, kann prüfen, ob ein Handlettering Kurs mit Materialbox die richtigen Fineliner enthält, auch wenn diese Boxen oft eher auf Dekoration als auf Business-Nutzen ausgelegt sind. Für mich war die systematische Erarbeitung der Icons am wichtigsten, um im Meeting nicht stocken zu müssen.
Ein Fazit nach fünf Monaten
An einem Donnerstagabend im Mai reflektierte ich über den Fortschritt der letzten fünf Monate. Der Aufwand von etwa 20 bis 30 Minuten Übung an vier Abenden pro Woche hat sich ausgezahlt. Ich bin keine Kalligrafin geworden und meine Sketchnotes gewinnen keinen Designpreis, aber meine Projektpläne sind heute klarer als je zuvor. Die Kombination aus meinem grafischen Hintergrund und der neuen Disziplin der schnellen Visualisierung hat meine Arbeitsweise verändert.
Der größte Gewinn ist die Zeitersparnis bei der Nachbereitung. Da die Prozesse bereits während des Meetings visuell geklärt wurden, entfällt das stundenlange Entziffern von textlastigen Protokollen. Für Projektmanager ist ein Sketchnotes-Kurs daher weniger ein kreatives Hobby, sondern ein Werkzeug zur Effizienzsteigerung. Mein Küchentisch ist zwar immer noch oft mit Tinte vollgekleckert, aber die Flecken stammen jetzt von Skizzen, die echte Probleme lösen.